| Descrição geral |
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| Menu da acesso a criação e configuração dos utilizadores do programa. |
| Utilizadores |
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| Utilizadores/Pessoa que pode trabalhar com a aplicação instalada, devendo estar cada um deles devidamente registado, na criação do utilizador, é criada automaticamente uma password provisória (123456), será solicitado a sua alteração quando fizer login pelo primeira vez. O sistema só permite a eliminação efectiva do utilizador, caso exista qualquer emissão documentos. |
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Código Utilizador - Identificação de código de utilizador, sem espaços. Não alteravél depois da confirmação do registo. Nome- Nome do utilizador, editável pelo utilizador. Activo- Opção que permite activar ou cancelar o utilizador. Observação - Informação adicional. |
| Armazém Negado ao Utilizador |
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| Opção permite configurar os acessos negados aos utilizadores do programa, uma vez configurado o armazém não estará disponivel ao utilizador. |
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| Grupos de Utilizadores |
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| Campo de criação diferentes grupos para posterior configuração dos utilizadores. |
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| Utilizador/Grupo |
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| Campo de configuração de utilizadores/grupos. Depois da criação do grupo deve associar o mesmo ao utilizador. |
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| Acessos Negados ao Grupo |
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| Os acessos negados ao grupo permitem ao super user ocultar, menus ou apenas modulos dos mesmos, ao grupo seleccionado. |
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Grupo- Identificação do grupo. Menu Deny- Seleção do menu ou opção de menu a restringir. Inactivo- Opção de inactivo, impossibilita a utilização da respectiva função ao grupo. Invisível- Opção invisível vai retirar opção selecionada, do respectivo menu, ficando assim invisível para o grupo. |
| Acções Negadas ao Grupo |
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| Ações negadas ao grupo premite o administrador limitar as acções aos utilizadores do sistema. |
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Screen- Respectivo menu, a acção negada. Grupo- Identificação do grupo para respectiva acção. Botões - Função de bloqueio, acesso utilizador. |
| Acessos Negados ao Utilizador |
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| Os acessos negados ao utilizador permitem ao super user ocultar, menus ou apenas módulos dos mesmos, ao utilizador seleccionado. |
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Utilizador- Identificação do utilizador. Menu Deny- Seleção do menu ou opção de menu a restringir. Inactivo- Opção de inativo, impossibilita a utilização da respectiva função ao utilizador. Invisível- Opção invisível vai retirar opção selecionada, do respectivo menu, ficando assim invisível para o utilizador. |
| Acções Negadas ao Utilizador |
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| Ações negadas ao utilizador premite o administrador limitar as acções aos utilizadores do sistema. |
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Screen- Respectivo menu, a acção negada. Utilizador- Identificação do utilizador para respectiva acção. Botões - Função de bloqueio, acesso utilizador. |
| Tipo de cliente negado a Armazém |
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| Entidades negadas ao armazém, ficando impossibilitados da emissão documentos. |
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| Descrição Geral |
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Menu Empresa Licenciada permite o acesso à parametrização dos dados da entidade, onde poderão ser introduzidos todos os elementos e informações. |
| Dados da Empresa |
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Nome da Empresa- Identificação da empresa, no caso de informação complementar o utilizador tem opção Nome 2, editável pelo utilizador. Morada- O separador Moradas permite, desde logo, o preenchimento completo das informações de morada da Sede, designadamente a Morada, Código Postal, Localidade. NIF - Indicação do NIF configurado no arranque do sistema, não editável pelo utilizador; Contactos- Introdução das informações de contato da entidade, designadamente Telefone, Email, Fax. |
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Capital Social - Permite a introdução do capital social da entidade; Matrícula- Deverá introduzir o número de registo da empresa na Conservatória do Registo Comercial. Normalmente, o número de registo é igual ao número de contribuinte. (Apenas aplicável a empresas com actividade comercial.) Linha 1/Linha 2 - Permite o registo de dados associados à atividade ou a empresa; |
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Chave de acesso - Chave de desbloqueio, para acessos interditos no G4Móvel. Latitude/Longitude - Descrição da localização, sede empresa; |
| Etiquetas da Empresa |
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| Menu de impressão de etiquetas da empresa, premitindo ao cliente fazer impressão das mesmas em papel ou fazer a sua exportação. |
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| Carrega Logotipo |
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| Menu carrega logotipo, permite a inserção do logótipo da empresa, que será apresentado em todos os Documentos e Relatórios produzidos. O Logótipo deverá ser inserido em formato JPEG ou PNG. |
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| Descrição geral |
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Campo de activação de programa certificado. Não estando este activo o programa permite fazer todo tipo de processos, inclusive eliminar documentos a qualquer altura. Quando é obrigatória a utilização de software de facturação certificado? É obrigatório utilizar um software de facturação certificado se reunir uma das seguintes condições:
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| Gestão de chaves API |
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Gestão de API é um gestor de password do G4móvel, esta é necessaria para configuração do sistema. Quando acede a uma função em que seja necessário autorização como anulação de documentos entre outros, o sistema irá solicitar que introduza API de acesso. Caso exista necessida de alteração da chave, basta fazer alteração no campo Chave. |
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| Descrição Geral |
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Menu de parametrização, Fecho Dia/Mês. |
| Fechar Dia/Mês |
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ID - Identificação do número do registo; Dia Fechado - Data Encerramento (Apartir desta data, sistema não permite inserções com datas anteriores). Dia Hora - Informação preenchida pelo sistema (Data e hora criação do registo). |
| Descrição Geral |
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A produção do ficheiro SAFT-PT que reflecte os movimentos de Faturação, o que permite aos agentes tributários a recolha e o tratamento informático dos dados. Os movimentos de Facturação poderão, assim, ser exportados através do ficheiro SAFT. O ficheiro SAFT-PT é um ficheiro num formato legível e comum com o objectivo de permitir uma exportação fácil, em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, independente do programa utilizado, sem afectar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade. A adopção deste modelo proporciona às empresas uma ferramenta que permite satisfazer os requisitos de obtenção de informação dos serviços de inspeção e facilita o seu tratamento, evitando a necessidade de especialização dos auditores nos diversos sistemas, simplificando procedimentos e impulsionando a utilização de novas tecnologias. |
| Índice |
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| SAFT-PT |
| WS Documentos AT |
| WS Consulta Documentos AT |
| Transporte |
| Abrir pasta de ficheiros SAFT-PT |
| Inventário |
| Gerar Ficheiro SAFT-PT | |
|---|---|
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O ficheiro SAF-T ou SAFT-PT é um documento digital em formato XML que reúne a informação fiscal e contabilística de uma empresa referente a um período específico de tempo.. A comunicação do ficheiro é feita mensalmente e é aceite como válida até ao dia 5 do mês seguinte. Ou seja, o SAFT relativo à facturação do mês de Maio, tem necessariamente de ser comunicado até ao dia 5 de Junho. |
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| Nome | Função |
| Gerar Ficheiro(s) | Inicia o processo de exportação dos ficheiros SAFT dos sistemas selecionados. |
| Seleção de sistemas | Seleção dos sistemas para produzir ficheiros SAFT. São marcados automaticamente os sistemas em que é detectada a existência de documentos emitidos no período selecionado. A seleção manual de um sistema pode gerar a produção de um ficheiro SAFT sem conteúdo de documentos. |
| Data inicial / Data Final | Seleção do periodo de exportação. É sugerido por defeito o mês anterior completo. |
| Incluir produtos no ficheiro | Inclui as descrições dos produtos no ficheiro. |
| Enviar ficheiro por email | Envio de SAFT por email para um endereço, por exemplo contabilidade, em zip. Esta opção não substitui a submissão obrigatória dos ficheiro no Portal da Autoridade Tributária. |
| Selecionar todos os sistemas | Marca / Desmarca todos os sistemas. |
| Gestão de Envios SAFT | |
|---|---|
| A Gestão de Envios do SAFT serve para identificar os ficheiros produzidos e controlar o estado de envio dos ficheiros ao portal da autoridade tributária. Ao gerar um ficheiro SAFT, o G4 cria automaticamente um registo informativo. O utilizador deve alterar o estado de "enviado" para "Sim". Se tiver ficheiros produzidos com o estado de envio do SAFT igual a "Não", sempre que iniciar sessão receberá um alerta para submetê-los no portal da autoridade tributária. Se carregar nesse alerta pode atualizar o estado de envio de multiplos ficheiros. | |
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| Nome | Função |
| ID | Identificador do registo. Chave de número único. |
| Data de Criação | Data em que o ficheiro foi criado. |
| Período Inicial | Data do início do período de exportação. |
| Período Final | Data do fim do período de exportação. |
| Origem | Identificador do sistema de origem do ficheiro. G4 ou Terminal G4Movel. |
| Enviado S/N | Estado da submissão no portal da autoridade tributária. |
| Obs. | Observação que o utilizador pode associar ao registo. |
| Analizador de SAFT-PT | |
|---|---|
| O Analisador SAFT permite ler um xml no formato SAFT-PT, detalhando as informações de créditos, débitos e documentos anulados | |
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| Nome | Função |
| Abrir ficheiro | Seleciona o ficheiro xml SAFT a analisar. |
| Verifica | Analisa o ficheiro selecionado. |
| Ver Tabela | Permite analisar individualmente cada bloco do ficheiro em formato de tabela. |
| WS Documentos AT | |
|---|---|
| WebService de comunicação de documentos à AT. São apresentados automaticamente todos os documentos dos tipos "SI" (Sales Invoices) e "WD" (Working Documents), por comunicar à AT.
A comunicação de documentos à AT por WebService implica a adesão a este método de comunicação. A adesão ao Webservice da Autoridade Tributária para comunicação de documentos de faturação é feita diretamente através do Portal das Finanças. A AT recomenda que os contribuintes que pretendem comunicar por Webservice o façam antes do início de um novo período fiscal, para garantir consistência nos registos. Quando um sujeito passivo opta por comunicar os elementos dos documentos de faturação à AT através de Webservice, essa escolha deve ser mantida durante todo o ano fiscal. Isto decorre do princípio da consistência e integridade dos dados comunicados, que visa evitar discrepâncias entre métodos e garantir a rastreabilidade da informação. A comunicação deve ser feita até ao 5.º dia útil do mês seguinte ao da emissão dos documentos. |
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| Enviar documentos à AT | Comunica os documentos selecionados à AT. Necessita de uma ligação à internet. |
| Selecionar Todos | Seleciona todos os documentos listados. |
| Limpar Seleção | Remove a selecção de todos os documentos listados. |
| Todos os Documentos (SI, WD) | Lista todos os documentos dos tipos "SI" e "WD". |
| Documentos de vendas (SI) | Lista só os documentos do tipo "SI" (Sales Invoices); faturas. |
| Documentos de trabalho(WD) | Lista só os documentos do tipo "WD" (Working Documents); orçamentos, guias, encomendas, proformas. |
| Documentos com erro no envio | Lista só os documentos em que o envio não teve sucesso. |
| WS Consulta Documentos AT | |
|---|---|
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O WebService de consulta de documentos comunicados à AT permite a consulta em tempo real dos documentos comunicados à AT, pela própria empresa pelo ficheiro SAFT ou pelo WS de comunicação de documentos, e por os seus fornecedores. A consulta de documentos à AT por WebService necessita da configuração prévia em Parametros -> WS Consulta AT.. Os documentos anulados não são disponibilizados pela AT nesta consulta! |
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| Documentos emitidos como | Modo de consulta dos documentos comunicados à AT. Escolha o modo "Emissor" ou "Cliente". |
| Período | Selecione o período dos documentos a consultar. |
| Consultar | Envia o pedido de consulta e abre a listagem. |
| Documentos de transporte por enviar à AT | |
|---|---|
| Apresenta uma grelha com todos os documentos que não foram comunicados à AT. Tem a opção de comunicar os documentos mas apenas para conhecimento da AT (código 100), visto que a data e hora de transporte já decorreu. | |
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| Enviar documentos à AT | Comunica os documentos de transporte selecionados que não têm número de retorno AT. Necessita de uma ligação à internet. |
| Selecionar Todos | Seleciona todos os documentos listados. |
| Limpar Seleção | Remove a selecção de todos os documentos listados. |
| Considerar como comunicados AT | Quando é ultrapassado o período de comunicação (3 meses) os documentos não são aceites pela AT. Para retirar esses documentos da listagem de documentos por comunicar à AT, pode "considerar como comunicados" para efeito de limpeza da informação pendente. Pode a qualquer momento repor os mesmos documento na listagem com a opção "Rever documentos sem retorno AT". |
| Rever documentos sem retorno AT | Opção de revisão dos documentos sem retorno considerados como comunicados pelo utilizador. |
| Consulta de Documentos Finais |
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| São os documentos de faturação emitidos com origem em documentos de transporte global. |
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| Abrir pasta de ficheiros SAFT-PT |
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| Abre a pasta onde os ficheiros de xml do SAFT foram guardados pelo processo de produção.
Só o computador onde foram produzidos os ficheiros contém os ficheiros do SAFT. |
| Inventário |
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Antes de fazer a exportação deverá primeiro confirmar que tem no stock as quantidades certas! Caso necessite de fazer alguma correção, deverá recorrer ao menu Stocks. Se o sistema identificar valores negativos de stock ao produzir a exportação do ficheiro, o será dado um alerta para proceder à correção. Os valores de produtos a zero não serão incluídos no ficheiro. A exportação será realizada no formato XML. Deve proceder ao seu envio no Portal da Autoridade Tributária. |
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| A comunicação de inventário à Autoridade Tributária é uma das obrigações legais das entidades sujeitas a IRS ou IRC em Portugal. |
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Desde a implementação da sua obrigatoriedade, em 2015 (com o artigo 233º da lei nº 82-B/2014 do Orçamento do Estado), que a comunicação de inventário à Autoridade Tributária se tornou uma obrigação fiscal para determinadas entidades. No entanto, tem existido alguma confusão sobre a obrigatoriedade da comunicação de inventário, principalmente sobre o tipo e sobre os prazos. Para 2023 estava prevista a entrada em vigor da Comunicação de Inventário Valorizado, que acabou depois por ser adiada por um despacho do Governo. A comunicação de inventário trata-se de uma comunicação informativa que determinados negócios têm de efetuar, por lei, à Autoridade Tributária e Aduaneira, e está relacionada com os inventários de cada pessoa, singular ou coletiva. Diz respeito ao ano fiscal, ou seja, por norma, para a maioria das entidades corresponde ao ano civil - reporta do primeiro dia do ano, 1 de janeiro, até ao último, 31 de dezembro - devendo depois ser comunicada até ao fim do mês seguinte ao termo do período fiscal. Exemplificando com a comunicação de inventários de 2024, diz respeito ao ano fiscal de 1 de janeiro de 2023 a 31 de dezembro de 2023, e deve ser realizada, ou seja, comunicada à Autoridade Tributária, até 31 de janeiro de 2024. Importa referir que há casos em que determinadas empresas/pessoas adotam um período de tributação diferente do ano civil, devido à natureza do seu negócio, e que, nesses casos, a comunicação de inventário segue a mesma regra, isto é deve ser feita até ao fim do mês seguinte ao termo do período fiscal. Exemplo: se o período de tributação do meu negócio é de 1 de junho a 31 de maio, devo realizar a comunicação de inventário à AT até 30 de junho do ano seguinte. A comunicação de inventário à Autoridade Tributária é uma obrigação fiscal para todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, independentemente do seu volume de negócios, com exceção daqueles abrangidos pelo regime simplificado.
Existem dois tipos de inventário em Portugal: o inventário simples e o inventário valorizado. O primeiro, o inventário simples, trata-se de um registo dos artigos existentes numa empresa, sem necessidade de atribuição de valores financeiros específicos a esses mesmos artigos. É mantido como uma lista de stock de cada artigo sem considerar o seu custo. Já o inventário valorizado envolve a atribuição de valores financeiros específicos a cada artigo no inventário, ou seja, contém não só a lista de stock de cada artigo como também o respetivo preço. A entrega do inventário valorizado é obrigatória para as empresas que fazem inventário permanente. Para submeter esta comunicação, deve ir ao Portal das Finanças - Início - Empresas - Entregar - Ficheiros de Inventário. |
| Descrição geral |
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Menu destina-se apenas administradores do sistema, Log e Temporário pode visualizar, todo tipo de operações efectuadas por utilizador de sistema. |
| Índice |
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| Consultar Registos Log |
| Limpar Temporários e Log |
| Consultar Registo Log |
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| Limpar Temporários e Log |
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