Em que situações são usadas?

Já enviou a fatura ao seu cliente?

Sim! Neste caso sugerimos emitir e enviar uma nota de crédito ao seu cliente. Como a fatura já se encontra em posse do destinatário, o mesmo já a poderá ter inserido na contabilidade. Se Anular a fatura, corre o risco de criar uma divergência ao ter o mesmo documento assinalado como anulado e inválido do seu lado, mas ainda considerado válido do lado do cliente. Em termos de saldo na conta corrente do seu cliente, se a nota de crédito for emitida com o valor total da fatura, o acto de emitir uma nota crédito é equivalente ao cancelamento da fatura. De notar ainda, que pode indicar nas observações da nota de crédito o motivo que o levou a criá-la.

Não! Neste caso, pode anular a fatura sem qualquer problema, excepto se o documento já tiver sido comunicado à Autoridade Tributária e Aduaneira.
A anulação é bastante usada nas situações em que existe um engano no preenchimento da fatura. Após a anulação, pode emitir a sua nova fatura, agora com todos os dados correctos.

O que é uma Nota de Crédito?

Uma nota de crédito é um documento fiscal recomendado pela própria Autoridade Tributária para acerto de contas, que anula total ou parcialmente uma ou mais faturas.

Uma nota de crédito deve ser utilizada para “retirar” valor a uma fatura já emitida, ou até mesmo a totalidade do montante, tal como recomendado pela própria Autoridade Tributária na alínea 7 do Artigo 29º do CIVA. Como tal, deve ser utilizada em situações em que é necessário corrigir dados introduzidos no preenchimento de uma fatura, quando é necessário realizar um troca de um produto, ou quando se procede a uma devolução.

Qual a informação que deve constar numa Nota de Crédito?

Segundo a Informação Vinculativa - Processo nº 10376, por despacho de 2016-05-19, do SDG do IVA, por delegação do Diretor Geral da Autoridade Tributária e Aduaneira, e a alínea 6 do artigo 36º do CIVA, as notas de crédito devem conter os seguintes elementos para serem consideradas legalmente válidas:

• Data de emissão;
• Numeração sequencial;
• Informação/dados do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
• Informação/dados do cliente;
• Indicação da fatura sobre a qual se pretende emitir a nota de crédito;
• Justificação da retificação (inclusão do NIF, denominações sociais, ou outros dados na fatura, por exemplo).

O que é e para que serve uma Nota de Débito?

Ao contrário da nota de crédito, que, como vimos, se trata de um documento legal retificativo para quando é necessário alterar algum dado de uma fatura emitida, uma nota de débito é um documento retificativo que só deve ser emitido quando existe a necessidade de corrigir a não aplicação do IVA numa fatura, ou a aplicação de uma taxa de IVA inferior à que deveria ter sido aplicada. Ou seja, uma nota de débito irá acrescentar valor a uma fatura emitida - irá fazer aumentar o valor em dívida do cliente - uma vez que serve para corrigir a prévia introdução errada do IVA.

Mas tenha atenção - não use uma nota de débito de forma incorreta:
Preciso de adicionar valor a uma fatura - Emito uma Nota de Débito?
Não! A Nota de Débito serve apenas para rectificar valores de IVA.

As notas de débito são documentos rectificativos de facturas e só deverão ser emitidas quando há necessidade de corrigir a não aplicação do IVA na factura ou a aplicação de uma taxa de IVA inferior ao que devia ter sido aplicada. Consequentemente, fazem aumentar o valor em dívida do cliente.
Nunca devem ser emitidas quando um artigo é vendido. De acordo com o n.º 19 do artigo 29.º do CIVA, sempre que existe uma venda e compra, o documento emitido só pode ser factura ou factura simplificada.

Emiti uma factura de 100€ e recebi o pagamento. Mas afinal devia ter cobrado 120€. Posso emitir uma Nota de Débito?
Não. Quando, numa factura, cobra menos do que o devido, deve cancelar essa factura e emitir uma nova.

Emiti uma factura de 100€ mas depois ainda vendi mais um artigo de 20€. Posso emitir uma Nota de Débito?
Não! Neste caso, deverá emitir uma nova factura referente ao artigo que vendeu.

Criei uma factura de 100€ mas esqueci-me de adicionar a taxa de IVA a 23%. O que faço?
Deve emitir uma Nota de Débito no valor da taxa de IVA a aplicar.

Emiti uma factura a 16% IVA e o certo era 18%. O que faço?
Deve criar uma Nota de Débito, com a diferença de valor entre o IVA emitido na factura, os 16%, e os 18%. Por exemplo, se criou uma factura com um item de 100€ e IVA a 16% (total de 116€) e teria que criar com 18% (total de 118€), então emite uma Nota de Débito com item de 2€ e isento de IVA. A isenção recai sobre o nº5 do artigo 16º do CIVA, contudo no InvoiceXpress a razão de isenção a aplicar é “Não sujeito; não tributado (ou similar)”, no entanto pode sempre colocar os dois descritivos se preferir.

Posso emitir uma Nota de Débito isoladamente?
Não. Um documento rectificativo – Nota de Crédito ou Nota de Débito – tem de ficar sempre associado à factura que lhe deu origem.

Como fazer?

No G4, deverá desbloquear a validação de SAFT já emitido para o último mês e proceder à anulação do documento. O documento de anulação deverá ser do próprio dia de emissão da fatura.
Após a anulação, produza o ficheiro SAFT desse mês e submeta novamente no portal e-fatura.

Como fazer?

No G4, deverá configurar um conta de envio de email em Manutenção > Parâmetros > Email, e em "Conta de correio eletrónico de envio" carregue em novo se não tiver uma conta de envio.

• Preencha o "Endereço de Email de Envio" com o seu endereço de email. (Exemplo: Este endereço de email está protegido contra piratas. Necessita ativar o JavaScript para o visualizar.). Pode também colocar uma descrição ou nome de empresa se pretender que apareça um nome em vez de só o endereço de email. Para isso escreva um ponto e virgula e a descrição após o endereço de email. (Exemplo: Este endereço de email está protegido contra piratas. Necessita ativar o JavaScript para o visualizar.; nome da empresa)
• Pode opcionalmente preencher os campos "To", "CC", "Bcc" e "Resposta" com os endereços de email pretendidos.
• Preencha o "Host de serviço SMTP" (Exemplo para Gmail: smtp.gmail.com)
• Preencha o "Utilizador". Normalmente é o próprio endereço de email.
• Preencha a "Palavra passe".
• (Se usar uma conta Gmail terá de configurar uma palavra passe de aplicação em https://security.google.com/settings/security/apppasswords. Esta opção necessita que a autenticação da conta com 2 fatores esteja ativada.)
• (Se usar uma conta Outlook terá de configurar uma palavra passe de aplicação em https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=2274139.Esta opção necessita que a autenticação da conta com 2 fatores esteja ativada. Usar o servidor smtp-mail.outlook.com, SSL e porta 587 )
• Preencha a "Porta SMTP". Normalmente é a porta 25, se o servidor não usar SSL, ou a porta 587 ou 465 se usar SSL.
• Para contas SAPO Mail usar smtp.sapo.pt e porta SSL 587. 
• Selecione "Sim" se o servidor de email requerer segurança SSL.
• Selecione "Sim" se pretender receber recibos de leitura ou entrega dos emails enviados.

Pode configurar o modelo de mensagem a usar, selecionando tipo de configuração e editando o modelo existente ou criando um novo modelo. O modelo selecionado em cada tipo de configuração será o utilizado por defeito no envio, de acordo com a área do G4 onde selecionar o envio do email.

Para testar uma configuração, preencha a caixa "Endereço a receber teste de envio" com um endereço de email que tenha acesso e carregue em testar.

O que é um adiantamento?

É o valor que recebeu do seu cliente antes de prestar o serviço ou vender o produto, como pagamento antecipado, caução ou reserva.

O que é uma fatura de adiantamento?

Quem vende bens ou prestam serviços é obrigado a emitir documentos de faturação relativamente ao pagamento dos seus produtos e serviços. Cada pagamento deve gerar uma fatura correspondente.

Contudo, existem operações comerciais em que, ainda antes da entrega do bem ou da prestação do serviço, há um pagamento ou adiantamento do valor. Nestes casos, como o pagamento será faseado ou obriga ao pagamento de sinal, será emitida uma fatura de adiantamento aos clientes. Esta é tão-só uma designação usada para nos referirmos a faturas emitidas antes de o serviço ou produto ser entregue. Na realidade, os documentos emitidos são aqueles que já conhecemos: fatura, fatura simplificada, fatura-recibo.

Fatura de adiantamento a clientes: o que diz a lei?

Segundo o Decreto-Lei n.º 197/2012 de 24 de agosto, todos os sujeitos passivos de IVA são obrigados a emitir faturas, mesmo em pagamentos antecipados.

Assim, antes ou depois de os bens ou serviços serem entregues, cada fatura emitida origina um ou vários recibos após a sua liquidação.

Em alternativa, as faturas de pagamento a pronto, como, por exemplo, as faturas simplificadas (retalhistas e vendedores ambulantes até 1000€, os restantes até ao limite de 100€) ou as faturas-recibo, não necessitam de emissão de recibos de pagamento.

Após a emissão da fatura simplificada ou fatura-recibo deverá haver o pagamento imediato, servindo os referidos documentos como comprovativos do recebimento do valor.

Se o bem não foi ainda entregue ao cliente ou não foi ainda efetuada a prestação de serviços, seja prudente, evite coimas, e emita um documento de adiantamento após o pagamento de um sinal. Este é um processo seguro na relação comercial.

Após a entrega do bem ou serviço é possível passar ao cliente uma fatura com o valor total.

Qual o papel das notas de crédito?

Após os pagamentos adiantados e respetivas faturas de adiantamento, se o cliente desejar é possível emitir uma fatura final com o valor global.

Mas, para tal, a empresa emissora das faturas terá de proceder a algumas operações para regularizar a situação fiscal.

Deste modo, deve emitir notas de crédito sobre todas as faturas entregues anteriormente, anulando-as, permitindo a emissão de uma nova fatura com o valor total da venda ou serviço.

Se os valores faturados adiantados já foram liquidados, deve-se regularizar a conta corrente, emitindo uma devolução do pagamento ou incluindo o valor dos créditos na fatura total a emitir.

Qual a taxa de IVA a aplicar num adiantamento?

A que corresponde à operação de venda ou prestação de serviços e que estiver em vigor à data da emissão dessa fatura de adiantamento.

Todos os documentos emitidos devem refletir o imposto sobre o consumo.

O IVA é aplicado, proporcionalmente, ao documento de adiantamento; depois, na altura em que se emitem as notas de crédito, o IVA também será corrigido, para não haver cobrança em excesso ou em défice deste imposto.

Obviamente, tal não acontece com os negócios que beneficiam da Isenção de IVA ou estão ao abrigo de um regime especial de IVA.

Como fazer?

• Todo adiantamento deve ter uma fatura correspondente ao valor entregue.
• A fatura por sua vez deve gerar um ou mais recibos.
• Faturas simplificadas e faturas/recibo também são aceites.
• Se desejar emitir uma fatura posterior, descriminada, de valor global, deve então primeiro emitir notas de crédito para as faturas referentes ao adiantamento e depois elaborar a fatura global com o valor da somatória das faturas creditadas.
• Caso o cliente queira deixar em crédito um montante para abater em compras futuras, faça a fatura e o recibo correspondente, de seguida faça uma nota de crédito da fatura. Conforme o cliente fizer compras pode faturar as mesmas e associá-las à nota de crédito, abatendo assim o valor da fatura do total em crédito disponível.

O que é um documento de autofaturação com acordo prévio?

Um documento de autofaturação com acordo prévio é uma fatura emitida pelo adquirente dos bens ou serviços, em vez do fornecedor, com base num acordo escrito previamente estabelecido entre ambas as partes.

Como funciona a autofaturação com acordo prévio?

Acordo escrito obrigatório: O fornecedor (quem presta o serviço ou vende o bem) e o adquirente (quem compra) devem celebrar um acordo prévio, por escrito, autorizando o adquirente a emitir faturas em nome do fornecedor.

Comunicação à Autoridade Tributária (AT): O fornecedor regista o acordo no Portal das Finanças, indicando o NIF do adquirente e a data de início da autorização. O adquirente comunica as séries documentais que irá utilizar, associadas ao acordo, e obtém os respetivos códigos de validação (ATCUD).

Séries distintas: Cada acordo de autofaturação deve ter uma série documental própria, para garantir a rastreabilidade e o cumprimento das regras de faturação.

SAF-T e obrigações fiscais: As faturas emitidas devem ser incluídas no ficheiro SAF-T e comunicadas à AT, como qualquer outra fatura. Se o acordo autorizar o adquirente a comunicar: O adquirente (quem emite a autofatura) pode comunicar os documentos à Autoridade Tributária através do SAF-T. Se não houver essa autorização no acordo: A responsabilidade recai sobre o fornecedor (transmitente dos bens ou prestador de serviços), quem deve comunicar as autofaturas, mesmo que tenham sido emitidas pelo cliente. Em setores como resíduos, sucatas, cortiça ou excedente de eletricidade, a obrigação de comunicação costuma ser do adquirente, especialmente quando o fornecedor não é sujeito passivo de IVA ou está num regime simplificado. No G4 deve apenas registar documentos de autofaturação em que é o adquirente a comunicar os documentos à Autoridade Tributária através do SAF-T.

Como configurar no G4?

Consulte as séries comunicadas pelo adquirente no portal das finanças e configure novos tipos de documento e as suas séries (por exemplo AFT; Fatura, AFC; Nota de Crédito, AFD; Nota de Débito).
A forma mais prática é "duplicar" cada tipo de documento original para cada tipo de documento que pretende configurar (por exemplo FT para a AFT) e alterar o Tipo de documento, a descrição, Gera Numeração = Não, Autofaturação com Acordo Prévio = Sim e Série Original do Documento = série registada no portal das finanças.
Filtre a série que foi criada automaticamente ao criar o novo tipo de documento (por exemplo AFT), coloque o estado = A e altere a data de início, a data do estado, o número inicial e a hash com as informações correspondentes à série registada no portal das finanças.

Como registar documentos de autofaturação no G4?

Pode registar como?

• Em novo documento lançando diretamente os detalhes.
• Em novo documento com faturação de guia emitida anteriormente.
• Em faturação periódica. *(necessita a configuração de uma Rede de Entidades.)

* A Rede de Entidades para faturação de guias emitidas a entidade com autofaturação com acordo prévio deve ser configurada da seguinte forma.

• Criar uma nova rede com a descrição, a entidade principal da rede, morada, código postal, contribuinte e o tipo de documento do tipo fatura para autofaturação.
• Associar à rede as várias entidades a quem serão emitidas as guias de remessa.
• As entidades associadas na rede devem ter todas o mesmo contribuinte, ou o documento emitido deve ter o contribuinte da rede.

Para faturar, abrir a faturação periódica e marcar a opção "Entidades em Rede". Selecionar a rede, as guias por faturar, Datas de emissão e vencimento, inserir o número de documento original.

Como executar as cópias de segurança?

Guarde frequentemente cópias dos seus ficheiros e pastas. Pode optar por vários métodos de acordo com o volume de informação a salvaguardar, desde a simples cópia para uma PEN drive ou disco externo ligado por USB, ativar a sincronização para um alojamento na nuvem ou soluções com software e hardware específico para cópias de segurança. É importante que o suporte externo só esteja presente e ligado fisicamente no momento da cópia, devendo ser desligada a ligação no final, para evitar ficar comprometido por situações de risco na origem como infecções de vírus, descarga elétrica, desastres naturais, roubos, etc.

O G4 faz cópias de segurança?

Por defeito o G4 executa diariamente no servidor SQL, uma tarefa agendada numa hora específica que guarda uma cópia da base de dados . O utilizador deve confirmar a execução da tarefa e a existência da cópia no momento em que copia os ficheiros para o suporte externo (PEN USB, disco externo, etc). O G4 alerta se não encontrar cópias recentes da base de dados. O utilizador tem também à sua disposição uma opção no G4 para fazer uma cópia da base de dados a qualquer momento. O utilizador deve copiar, usando os seus meios disponíveis, os ficheiros de cópia da base de dados e todos os seus restantes ficheiros que pretenda guardar em segurança.

A base de dados do G4 está online. Devo fazer cópias de segurança?

As bases de dados alojadas em servidores dedicados em data center efetuam cópias de segurança diárias de forma automática. O utilizador deve copiar, usando os seus meios disponíveis, todos os seus restantes ficheiros locais que pretenda guardar em segurança.

O que diz a legislação em caso de perda de informação?

Sugerimos que seja feito um relatório técnico a explicar o que se passou para memória futura e apresentação à AT (caso venha a ser necessário). Se foi resultado de roubo, incêndio, etc, sugerimos a obtenção de um comprovativo do evento das autoridades responsáveis.

Em sede de IVA, por um sujeito passivo que perdeu (ou que não consegue extrair do programa certificado) os dados relativamente à faturação.

Em primeiro lugar, aproveitamos para relembrar a existência da obrigação de os sujeitos passivos possuírem cópias de segurança dos seus documentos prevista nos números 1 e 2 do artigo 27.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que passamos a transcrever e que referem o seguinte:
«1 – Os sujeitos passivos são obrigados a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos.
2 – Os originais e as cópias de segurança devem ser armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos.»

Assim, para além de ser obrigatório que o sujeito passivo tenha cópias de segurança dos seus arquivos, as mesmas terão, necessariamente, de ser armazenadas em local distinto do local onde é efetuado o arquivo original, o que poderá ser, por exemplo, no gabinete do seu contabilista certificado (ou noutro local no qual a informação constante nas cópias de segurança não corra riscos de ficar comprometida e ao qual o sujeito passivo consiga aceder de forma célere). Deverá verificar a eventual existência de suporte documental (pastas físicas de faturação), que lhe permitam apurar os valores em falta. Se existir a possibilidade de recuperação de dados por inserção manual dos duplicados das faturas (sendo que, previamente à sua comunicação, terá o sujeito passivo de comunicar a respetiva série dos documentos de recuperação para que consiga gerar o ATCUD), podem ser introduzidos os dados da faturação emitida no programa de faturação. Contudo, a nível de comunicação do ficheiro SAF-T (PT) resultante desta recuperação de dados, desconhecemos qual a posição da AT, pelo que se recomenda que entre em contacto através do e-balcão e solicite mais esclarecimentos para averiguar a possibilidade de, em caso de recuperação de dados da faturação, se poder comunicar o SAF-T (PT) gerado. Se os duplicados estão na contabilidade não existe a obrigação de reenvio de documentos aos clientes. Apenas se está a recuperar os dados do ponto de vista da gestão comercial. Ora, sobre esta matéria, transcrevemos o disposto nos pontos 2.5.1. a 2.5.3. do Despacho n.º 8 632/2014, de 3 de julho, que referem o seguinte: «2.5 - Integração de documentos através de duplicados que não integram a cópia de segurança (backup), quando houver necessidade de reposição de dados por inoperacionalidade do sistema: 2.5.1 - Quando ocorrer uma situação de erro ou anomalia do programa, devem ser encerradas as séries em utilização e criadas novas, para prosseguir com a emissão de documentos, após a reposição da última cópia de segurança efetuada. 2.5.2 - A integração de documentos emitidos que não constam da cópia de segurança reposta, deve realizar-se no programa certificado, através dos duplicados desses documentos, em série específica anual e com numeração sequencial própria, iniciada no n.º 1. 2.5.3 - Para este efeito, será processado um novo documento do mesmo tipo do duplicado que recolha todos os elementos desse documento emitido, com observância dos requisitos definidos nos artigos 6.º e 7.º da Portaria n.º 363/2010.» Por prudência, poderá informar o E-fatura do ocorrido, pois é interrompida a comunicação da faturação através do SAF-T (PT) inicialmente gerado. Caso não existam cópias de segurança, deverá o sujeito passivo, com base em alguma outra informação fidedigna de que eventualmente disponha, determinar o valor das vendas referentes ao mês (ou meses) em causa e utilizar essa informação de modo a cumprir com as suas obrigações. Se o contabilista certificado não vier a submeter declarações fiscais por motivo imputável ao cliente, deve justificar os motivos que conduziram à não entrega e deve fazê-lo mediante autenticação no Portal das Finanças, após o que deve selecionar as seguintes opções: «Entregar > Comunicação nos termos do n.º 3 do art.º 8.º do RGIT», salvaguardando, desta forma, a sua responsabilidade perante a Autoridade Tributária. De notar que a inexistência ou insuficiência de elementos da contabilidade, quando resultem na impossibilidade da comprovação e quantificação direta da matéria tributável, é uma das situações que poderá dar origem à aplicação de métodos indiretos na determinação dos valores a tributar e do imposto a pagar, conforme decorre da alínea a) do n.º 1 do artigo 88.º da Lei Geral Tributária. Salientamos, por fim e ainda sobre esta matéria, a existência de uma FAQ que se encontra no Portal das Finanças, que refere o seguinte: «4949 – Perdi a informação relativa à minha faturação. O que poderei fazer? Os sujeitos passivos de IVA estão obrigados à conservação dos livros, registos e documentos de suporte, nos termos do artigo 52.º do CIVA. Caso disponha dos duplicados em suporte de papel e utilize um programa certificado, poderá proceder à recuperação dos documentos para o programa informático, seguindo-se as instruções previstas no ponto 2.5 do Despacho n.º 8632/2014 de 3 de julho, podendo depois ser exportado o ficheiro com os dados a comunicar. Nos termos do art.º 27.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, os sujeitos passivos são obrigados a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos, devendo os originais e as cópias de segurança serem armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos. É assim aconselhável implementar uma política de cópias de segurança de periodicidade obrigatória de forma a minimizar o volume de dados a recuperar e/ou a manutenção de duas ou mais base de dados em paralelo de forma que quando uma se corrompa a(s) outra(s) assegure(m) a continuidade da faturação.»